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Ersetzendes Scannen

Verwaltungsaufwand reduzieren - leichter Suchen

Durch das Ersetzende Scannen müssen Unternehmen ihre originalen Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahren. Der Vorteil: Zeit- und Kostenersparnis, durch verringerte Archivflächen und Prozesskosten. Denn das Arbeiten mit digitalen Belegen hat viele Vorteile: zum Beispiel das einfache Suchen. Oder das besonders schnelle Bearbeiten von Belegen, wenn alle relevanten Informationen vom Beleg automatisch übertragen werden, zum Beispiel auf einen Zahlungsträger.

Bisher hatte dieser Prozess den entscheidenden Nachteil, dass alle Papier-Originale aufbewahrt werden mussten. Mit dem Ersetzenden Scannen gehören Papierarchive der Vergangenheit an. In großen Unternehmen ist es bereits gängige Buchungspraxis und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich anerkannt.

 

Voraussetzung: Individuelle Verfahrensdokumentation

Voraussetzung für Ersetzendes Scannen im Unternehmen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scanprozesse definiert und festgehalten werden. In dieser Verfahrensdokumentation werden die einzelnen Arbeits- und Scanprozesse nachvollziehbar dokumentiert.

 

Unsere Leistungen

  • Wir unterstützen Sie bei der Erhebung und Erstellung der Verfahrensdokumentation
  • Wir erläutern Ihnen die im Programm DATEV erstellten Automatismen, Eingabemasken, Anlagen
  • Wir beraten Sie, welche Belege nach dem Scannen vernichtet werden können

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ZUGFeRD“ E-Rechnungen versenden und empfangen

Prozessoptimierung beim Rechnungsaustausch

Das papierlose Büro nimmt vielerorts immer mehr Gestalt an, aber beim Thema Rechnungen hört es oft auf: Elektronisch erstellte Rechnungen werden ausgedruckt und per Briefpost versendet, um anschließend vom Rechnungsempfänger für die digitale Weiterverarbeitung wieder eingescannt zu werden. Dieser erhöhte Zeit- und Kostenaufwand ist nicht mehr nötig, wenn Unternehmen den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) einsetzen.


Mit ZUGFeRD

  • wird das Problem unterschiedlicher Datenformate gelöst;
  • die Datenübernahme wird automatisiert und verschlankt, mögliche Fehler durch manuelle Erfassung entfallen;
  • werden Rechnungsdaten automatisch verarbeitet, das verschlankt die Prozesse zwischen Unternehmen und Steuerberater;
  • lassen sich Buchungsvorgänge vereinfachen.

So funktioniert ZUGFeRD

ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden.

Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen. Ist die Software des Rechnungsempfängers nicht ZUGFeRD-fähig, wird einfach die PDF-Datei im weiteren Verarbeitungsprozess verwendet.

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Unsere Leistungen

  • Wir beraten Sie, wie Sie mit DATEV-Anwendungen den vollen Funktionsumfang von ZUGFeRD nutzen können.
  • Wir erläutern Ihnen das elektronische Verfahren und achten auf die Einhaltung interner Kontrollmechanismen.
  • Wir unterstützen Sie aktiv bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für ordnungsgemäße elektronische Rechnungen.

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Ihre Ansprechpartner

Arnd Schulte-Umberg
Christian Nagel